El análisis y definición de los puestos de trabajo de una empresa es una labor muy importante que nos ayudará a determinar las necesidades de formación del personal y a descubrir los perfiles más óptimos para cubrirlos, además de servirnos para organizar los departamentos. La descripción de un puesto debe responder a múltiples preguntas, que se pueden resumir en tres principios básicos: indetificar, definir los objetivos que cumple cada uno y describir las actividades que se realizan en ellos.
Cómo obtener la información
Para obtener la información se puede contar con un responsable o un comité que irá rotando por los diferentes puestos analizando las funciones que se llevan a cabo (sin valorar o interferir), entrevistándose con algunos empleados clave (también se pueden pasar cuestionarios) y/o reuniéndonse con los responsables de área. Si decidimos realizar la observación directa, tenemos que tener en cuenta que los sujetos que se saben estudiados pueden creer que se está juzgando su rendimiento, llegando a modificar sus dinámicas. Por ello hay que explicar muy bien el trabajo que se está realizando, complementándolo con entrevistas individuales para que nos ayuden a recoger la carga de estrés física o psicológica y otros valores que solo se pueden obtener a largo plazo. El fin de la obtención de datos es completar una ficha de descripción del puesto, que será archivada para su posterior uso en labores de selección de personal, creación de programas de formación o reasignación de funciones, ascensos, etc… Por tanto, la observación no será general sino concreta, ya que se intentará completar esta información que podrá ser introducida posteriormente en un sistema informático.
Creando una ficha de descripción
Partimos de la denominación del puesto, que se basa en el nombre de cada uno utilizando la terminología propia de la empresa y/o del mercado laboral. Debe ser descriptiva para poder localizar las fichas de forma sencilla. Este dato será complementado indicando a qué departamento o sección pertenece dentro de la empresa y su posición en el organigrama. Plasmarlo de forma gráfica puede ayudarnos a acelerar los análisis posteriores. Por otro lado, si la empresa cuenta con varios centros, tendremos que diferenciar por zona geográfica, pues es posible que en cada centro se esté trabajando de una forma. Sin duda esto complica el estudio, siendo positivo valorar la posibilidad de hacer estudios independientes para cada uno. También nos interesa realizar una catalogación profesional, en la que no solo diremos la categoría profesional del puesto, sino también el sistema retributivo que se aplica (indicando fijos y variable) y el número de horas semanales de desempeño. Con estos dos puntos completados, estudiaremos qué puestos tienen autoridad sobre el que estamos analizando y sobre qué otros la ejerce, en el caso de hacerlo. Lo plasmaremos en un apartado independiente, pues puede ser de utilidad para valorar la organización de nuestro proyecto. Ahora entramos en la parte más descriptivade la ficha, donde deberemos localizar la siguiente información:
- Objetivos del puesto: ¿qué papel desempeña en la organización?
- Descripción de tareas: ¿qué actividades se realizan de forma habitual, periódica u ocasional? ¿con qué frecuencia se realizan las mismas? ¿cuánto tiempo dedica a cada una?
- Relaciones: ¿con qué otros departamentos se relaciona? ¿es un contacto habitual, periódico u ocasional? ¿el puesto se relaciona con sujetos ajenos a la organización?
- Disponibilidad: ¿es necesaria disponibilidad para viajar? ¿requiere traslado?
- Documentación: ¿qué documentos se manejan habitualmente? ¿qué documentos se generan?
- Equipo: ¿qué equipamiento se utiliza para realizar las tareas del puesto?
- Ambiente: ¿en qué condiciones ambientales se realiza el trabajo?
- Riesgos: ¿existen riesgos de accidentes laborales? ¿durante cuánto tiempo se expone a los empleados a un riesgo? ¿la realización de las tareas ponen en riesgo a terceras personas? ¿qué gravedad pueden tener los accidentes? ¿existe carga de estrés físico o psicológico?
- Dedicación: ¿en qué horario se desempeña? ¿existen limitaciones para el disfrute de las vacaciones? ¿se trabajan los fines de semana?
- Integración: ¿qué formación inicial se requiere para cubrir las exigencias del puesto? ¿forma parte de algún plan de carrera? ¿existe plan de acogida? ¿existe un sistema de seguimiento, orientación y control?
- Observaciones generales: en este apartado, las personas dedicadas al análisis de puestos plasmarán los aspectos destacados que hayan observado y que sean dignos de mención. Puede que durante el estudio hayan encontrado deficiencias evidentes, duplicidad de actividades, cuellos de botella, etc…
Una vez se ha terminado la ficha de descripción será compartida con los responsables de cada uno para ratificar las conclusiones y completar la información que pueda estar incompleta. Ahora bien, el proceso no debe ser secreto y las personas que participen en él, incluidos los empleados, deben saber qué se está haciendo y con qué fin. Es en beneficio de todos y la colaboración será de gran ayuda: no estamos espiando.
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