Procrastinar no es más que la manera elegante de decir aplazar.Y en la era de internet, las redes sociales y las notificaciones en el móvil, la procrastinación se ha vuelto un verdadero problema para muchos profesionales. Prácticamente cualquier trabajador está expuesto a las distracciones cotidianas, y estas pueden impedir que se terminen aquellas tareas que nos habíamos marcado para la jornada.
De ahí la importancia de establecer un método personal de productividad. Y se define como personal porque no hay uno perfecto para todo el mundo, sino toda una suerte de métodos que se adaptan mejor a unos trabajadores u otros.Por eso en este artículo vamos a ofrecer tres formas de organización personal bien diferenciadas, para que cada cual adopte aquella que más le apetezca y que vaya con su forma de ser y trabajar.
Como último apunte antes de entrar en materia, es importante que recuerdes que estos métodos de productividad no son reglas escritas en piedra, por lo que deben ser flexibles y maleables a tus necesidades.
Método Kanban
Comenzamos por un clásico de los métodos de productividad, uno que ha ido evolucionando con el tiempo y que, de hecho, cuenta con programas y aplicaciones específicas para ayudarte a ejecutarlo. Aunque en realidad, con una libreta y un bolígrafo también se pueden conseguir grandes resultados. ¿En qué consiste?
El Método Kanban se basa en la división de tareas por columnas de categorías. Las más habituales son: ‘Cosas por hacer’, ‘Cosas que estoy haciendo’, ‘Cosas hechas’. Así se sencillo, simple y efectivo.
A los humanos nos encanta hacer listas y este método se basa en eso, en listar por categorías aquellas tareas que forman parte de nuestra jornada de trabajo. Por supuesto, más allá de utilizar estas tres clasificaciones, cada persona puede elaborar sus propias columnas en función de sus necesidades.
¿Y por qué funciona este método? Principalmente porque te permite ver de un vistazo todo lo que tienes pendiente de hacer o el estado actual de lo que ya estás haciendo. Es una manera de resumir, de manera visual, tu jornada de trabajo, tu semana o un proyecto en concreto.
Esa es la virtud de este método, que es flexible y se adapta a todo tipo de necesidades. De hecho, hay personas que lo utilizan para la organización de su vida privada: amigos a los que llamar, libros que leer, cursos a los que apuntarse…
En internet hay multitud de aplicaciones más o menos complejas que ayudan a organizar nuestras tareas con el Método Kanban y aquí puedes descubrir algunas de las más populares.
Método SMART
Es el más complejo de los tres que presentamos, aunque también es el que mejor puede ayudar a aquellos que deben acometer una tarea especialmente compleja, de esas que se pueden subdividir a su vez en varias tareas más sencillas.
El Método SMART deviene de las palabras inglesas Specific, – específico-, Measurable – medible-, Assignable –asignable-, Realistic –realista-, y Timely – calendarizado-. Aplicando estos términos a cualquier gran proyecto, se pueden obtener una serie de datos que nos ayudarán a comprender y organizar mejor el trabajo que tenemos por delante.
Por ejemplo, digamos que queremos montar una empresa.
- Primero deberíamos especificar qué tipo de empresa queremos montar, con qué modelo de negocio, etcétera.
- El siguiente paso sería medir todas las variables que intervienen en la creación de una empresa: cuánto dinero necesitas, qué equipo requieres, qué conocimientos son necesarios…
- Con esta información en la mano, ya se pueden comenzar asignar tareas al equipo y a uno mismo. Coordinar los diferentes trabajos que son necesarios para montar un negocio no es un paso sencillo, pero sí se importante para ‘aliviar’ la carga de trabajo del emprendedor o emprendedores, repartiendo tareas de manera equitativa y en función de las posibilidades de cada uno.
- Y hay que resaltar esas ‘posibilidades’, ya que las tareas y objetivos asignados deben ser realistas. De nada sirve realizar una repartición de tareas muy bien elaborada si, al final, los objetivos son utópicos.
- Por último, es imprescindible jugar con los tiempos y establecer fechas concretas para cada una de las tareas. Calendarizar cada objetivo evitará que se posterguen ad infinitum.
Método ‘Eat the frog’ o ‘No dejes para mañana…’
En inglés este método tiene un divertido nombre: ‘Eat the frog’ y significa que deberíamos ‘tragarnos el sapo’ lo antes posible, es decir, realizar las tareas más tediosas o complicadas al comienzo de nuestra jornada laboral.
Más que un método, es una regla sencilla que se puede desarrollar en forma de lista de prioridades. Al inicio de la jornada debemos hacer una lista con todas las tareas que necesitamos dejar hechas, sí o sí. Una vez que tengamos esa lista, tenemos que otorgar prioridades a esas tareas. No todas son igual de importantes y no todas nos van a llevar el mismo tiempo o requerir el mismo esfuerzo. Por eso las tareas que más nos cuesten deberían ser las primeras en nuestra lista.
‘Eatthefrog’ es una forma de trabajar tan simple como poderosa. Si conseguimos quitarnos de encima cuanto antes aquellos deberes que más exigen de nosotros o que menos nos apetecen, el resto de la jornada nos parecerá más asumible y, además, habremos destinado nuestras horas de mayor productividad a las tareas que más concentración o esfuerzo demandan de nosotros.
¿Cómo elegir el método adecuado para nosotros?
Recuerda que cualquier método de productividad no es más que una herramienta que debe facilitarte la consecución de objetivos concretos. Prueba varios de estos métodos o algunos otros que puedes encontrar en nuestra sección de productividad. Evalúa con cuál te sientes más cómodo o el que te toma menos tiempo para organizarte y adóptalo como rutina. Los métodos contra la procastinación solo funcionan si te los tomas en serio.
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