Cuatro modelos de organización que nos ayudan a mejorar la gestión del tiempo en la empresa

El verano es una época del año donde muchas empresas y profesionales tiene un descenso de su actividad. Quizás es perfecto para plantearnos cómo estamos trabajando, qué aspectos podemos mejorar, cómo podemos aprovechar más el tiempo, etc. Por eso hoy vamos a ver cuatro modelos de organización que nos ayudan a mejorar la gestión del tiempo en la empresa y para profesionales autónomos, que muchas veces son los que más lo necesitan.

No sólo se trata de ver cómo funcionan, sino aprovechar este momento del año para empezar a ponerlos en práctica, ver si nos son realmente útiles para nuestra forma de trabajar, etc. De esta forma pasamos el periodo de aprendizaje en el momento en que nuestro volumen de tareas es más bajo y cuando vuelva la actividad normal en septiembre tenemos engrasado nuestro nuevo modelo de organización para sacar todo el partido a nuestro tiempo de trabajo.

GTD, el método perfecto para los autónomos y profesionales

El GTD, Get Things Done, nos permite organizar los trabajos pendientes en función de la urgencia que les asignamos, lo que facilita el control en todo momento de que tareas tenemos pendientes y cuándo debemos entregar. El Dead line de una tarea queda perfectamente definido, lo que nos facilita ponernos con ella lo antes posible.

A favor del GTD juega que si llegamos a dominarlo bien ya no sabremos vivir sin éste método. Es muy importante hacer una revisión frecuente, al menos un par de veces al día de las tareas que tenemos en las distintas prioridades, ya sean urgentes, pendientes o algún día. En su contra juega que puede ser un método complicado de cogerle el tranquillo, un modelo de trabajo con una curva de aprendizaje alta. A su favor que podemos practicarlo desde un papel y un lápiz a servicios y gestores de tareas online.

La técnica Pomodoro, perfecta para los momento en los que es complicado concentrarse

Otro método de organización que funciona muy bien es la técnica Pomodoro. Consiste en dividir los trabajos pendientes en tramos de 25 minutos, tras los que tomaremos 5 de descanso. Esto lo repetimos en cuatro veces y después el descanso puede ser algo mayor de 15 minutos. Nos permite estar muy concentrados en una tarea cuando tenemos la mente que va de un lugar a otros sin ser capaces de centrarnos en un asunto concreto.

La técnica Pomodoro la podemos aplicar en momentos puntuales o trabajar con ella cada día. Los tramos de tiempo los podemos adaptar a nuestra frescura mental. Por ejemplo, yo por las mañanas los amplío a 45 minutos, pero por las tardes, que estoy más cansado, mantengo los 25. El resultado es que en estos tramos de tiempo nos centramos sólo en una tarea. No nos levantamos del sitio, no atendemos correo, teléfono, otros compañeros, etc.

La metodología Kanban, un sistema muy visual para controlar la producción

Otra alternativa muy interesante para los grupos de trabajo y las empresas es aplicar la metodología Kanban. Se trata de un modelo de organización muy visual, donde en todo momento vamos viendo en que fase del proceso de trabajo está una determinada tarea, si está en la fase de ideación, si ya ha sido aprobada, si está implementada, en fase de pruebas, etc. Se utiliza mucho para los desarrollos de aplicaciones así como en producción industrial.

A su favor el kanban cuenta con que tiene una curva de aprendizaje muy baja y una gran popularidad, lo que facilita encontrar documentación abundante de como utilizarla. El modelo visual nos permite controlar en todo momento de un vistazo en qué punto tenemos que concentrar nuestros esfuerzos para que el trabajo salga adelante en el tiempo previsto.

Gestores de proyectos, un paso más en la gestión de tareas

En muchas empresas y grupos de trabajo se utilizan gestores de tareas para ir anotando todo lo que tenemos pendientes, pero si queremos ir un paso más allá podemos utilizar gestores de proyectos, que nos van a permitir definir hitos de control, asignar tareas, etc.

Aquí tenemos mucho y bueno para elegir, si ya utilizamos gestores de tareas y vemos que no es suficiente es la evolución natural y va a resolver gran parte de los problemas que nos está generando con la gestión del tiempo, tanto de los responsables del proyectos como de los miembros del mismo.

Como habéis visto tenemos distintas alternativas, lo importante es centrarnos en definir en qué puntos queremos mejorar para poder aprovechar mejor el tiempo, saber que trabajo tenemos pendiente, cómo sacarlo adelante de la manera más eficaz y no trabajar más horas, sino trabajar mejor las que ya estamos dedicando a nuestras empresas.

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