El proceso de selección de personal tendría que suponer el primero de los últimos pasos a realizar en materia contratación, debido a la importancia que debería tener la planificación en los Recursos Humanos, sobre todo en aquellos puestos donde el balance coste-beneficio sea óptimo. Para ello, el Sistema de Información de Personal (SIP o SIRH) es una herramienta que puede sernos de gran utilidad. Hablamos de un método de recogida de datos útiles que se convierte en una base informativa realista sobre la que tomar decisiones y evaluar las medidas a tomar en materia de RRHH.
El sistema se basa en la recogida de información referente principalmente a dos puntos: datos de puestos de trabajo y de personas. Es decir, se estudia el contenido de cada puesto y sus exigencias así como las condiciones psíquicas requeridas, pero también las capacidades actuales y futuras de aquellos que los desempeñan, contando con su formación y otros datos de interés. El SIP manual representa la alternativa más recomendable para las pequeñas empresas debido a su coste reducido, aunque las bases de datos informatizadas pueden generarse de forma igualmente económica gracias a programas como Access. La opción manual consistiría en rellenar unas fichas previamente confeccionadas sobre los movimientos de personal, ascensos, rotación, ausencias y la cantidad de trabajo realizado (en horas, separando las ordinarias de las extras), acompañándola de fichas con el análisis de los puestos, los costes de personal y los datos personales de los trabajadores, que pueden ser obtenidos mediante la entrega de formularios y/o entrevistas personales. Los documentos que necesitamospara confeccionar un buen Sistema de Información de Personal son principalmente diez:
- Organigrama general actualizado
- Organigrama pormenorizado de cada departamento (igualmente actualizado)
- Fichas individuales de los empleados
- Profesiogramas
- Inventario de todos los puestos existentes
- Inventario de todo el personal actual
- Valoración de los puestos
- Fichas de ratios tales como rotación, absentismo, edades…
- Plan de empresa
- Manual de las funciones realizadas en cada área
Para la gestión de esta herramienta podemos ayudarnos de las clasificaciones profesionales estandarizadas como el DOT o la CIUO-88. Por otra parte, los datos del SIP podrán venir por varias vías: entrevistas, observación directa (sobretodo para valorar a los empleados), encuestas/cuestionarios y mediante el análisis de datos como la documentación para el IRPF o los controles de asistencia. Con todo esto, tendremos la información adecuada para realizar procesos de selección más eficientes, siguiendo las necesidades de cada puesto y teniendo en cuenta los recursos humanos que actualmente rinden en nuestra organización.
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