Herramientas para mejorar la comunicación interna

La forma en que discurre la información dentro de una organización puede determinar la manera en la que se podrán orientar sus valores. Para ello existen algunas herramientas que pueden ser utilizadas por las empresas para que la comunicación interna sea más eficiente. Partimos de la fórmula más directa que consiste en la transmisión directa de información mediante reuniones individuales o grupales. Según el tipo de datos a transmitir y su alcance se utilizará el mecanismo más adecuado. Por ejemplo, los objetivos de ventas individuales se tratarán en una reunión con el interesado, pero una exposición de los resultados del departamento pueden ser compartidos por todo el equipo. No obstante, estas reuniones consumen un tiempo que en ocasiones podemos ahorrar, además de la ocupación de un despacho o sala de reuniones que puede ser necesaria para otras labores y la posibilidad de que algunos miembros tengan que desplazarse desde otra oficina. La correcta utilización de los e-mails es especialmente eficiente, sobretodo los casos en los que existe diseminación geográfica, siendo muy útil para transmitir mensajes no urgentes o masivos. No hablamos de un medio que pueda sustituir a otras vías, ya que aunque puede ser una buena manera de dar información, no resulta tan eficiente ni directo como una reunión a la hora de lograr compromisos y/u obtener un feedback inmediato.

Más allá de lo básico

Internet se convierte en un buen aliado para la comunicación interna y externa, por lo que cada vez se usan más las herramientas móviles como el «Whatsapp» (sobretodo ahora que codifica los mensajes, aumentando la seguridad del servicio), servicios como «TeamLab» o incluso las redes sociales. Aún así, el desarrollo de una buena intranet puede resultar una vía más apropiada para ubicar información de interés para los empleados, tales como manuales, foros, herramientas, catálogos, agendas, resultados, objetivos mensuales/anuales, etc… Es decir, puede ser un gran apoyo al facilitar el acceso a la información de forma dinámica. Otra forma de facilitar la transmisión de la cultura organizacional consiste en el envío de boletines periódicos vía email o física, en la que se recuerden conceptos de seguridad en el trabajo, normativa interna, actualidad de la empresa, méritos, etc… Las compañías más grandes pueden plantearse la creación de revistas internas, pero las pymes pueden optar por crear boletines trimestrales vía e-mail, debido a lo económico de la alternativa. Respecto a los equipos comerciales, si la empresa confecciona un manual de ventasya estará presentando una vía informativa que forma parte de los procesos internos de comunicación. Se aumentará el valor práctico según se incluyan las respuestas a las preguntas comunes, aunque tal y como pasa con otros métodos, no puede sustituir completamente a la comunicación directa que se produce en una reunión o en una llamada telefónica.

Encuesta a tus empleados

La comunicación es un flujo bidireccional de información y por ello es importante que la empresa esté dispuesto a escuchar a sus empleados, además de al mercado. Crear encuestas internas nos ayudará a descubrir los cuellos de botella, los mecanismos internos que se pueden mejorar, los errores de comunicación externa, etc… Existen métodos de realizar estas encuestas con el uso de internet, pero no podemos descartar el formato físico. Otra forma es contar con un pequeño cuestionario a rellenar en las reuniones ordinarias y a tratar de forma abierta. Lo bueno de esta fórmula es que pueden darse más respuestas amplias y razonadas.

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