Las reuniones virtuales en la empresa: ventajas, inconvenientes y herramientas

Mediados de los años 90. ¿Se hubieran imaginado que un trabajador de una multinacional en Taiwan podría mantener una reunión virtual a través de videoconferencia con otros dos empleados en Estados Unidos y Alemania? Eso hoy es posible gracias a internet y la revolución tecnológica que éste ha acarreado. Esta nueva fórmula tiene grandes ventajas, aunque también algunos problemas que hay que tener en cuenta para implantarlo en la compañía. Las opciones para su práctica son enormes.

Pero, realmente, ¿cuáles son las ventajas de una reunión online a través de un servicio de videoconferencia? Principalmente tres:

  • Un ahorro de costes importante, pues no es necesario el traslado de ninguno de los miembros convocados a esa reunión a un punto común.
  • Un ahorro de tiempo, gracias a la inmediatez de estos sistemas de comunicación vía internet.
  • Un consiguiente incremento de la productividad, motivado por las dos anteriores ventajas.

No todo iba a ser positivo. El mayor inconveniente que, desde mi punto de vista, tienen estas reuniones es la falta de contacto físico. A priori puede resultar algo accesorio o, incluso, sacrificable teniendo en cuenta las enormes ventajas que hay al otro lado de la balanza. Sin embargo, es justo decir que esa distancia puede resultar decisiva en muchas ocasiones, sobre todo en procesos de negociación.

Si en su empresa han hecho balance y creen que las reuniones de este tipo compensan, tienen infinidad de opciones para llevarlas a la práctica. Repasemos dos de las principales:

  • Skype: es la más conocida y la pionera. Tiene nueve años de vida y es el servicio más usado en todo el mundo. Cuenta en la actualidad con más de 280 millones de usuarios en todo el mundo. Tiene la posibilidad de videconferencias de un usuario con otro y de videollamadas grupales. Éstas últimas requieren
  • Google Hangouts: es la opción más similar a Skype y quizá las más fácil de usar por su integración en el entorno del gigante del buscador. Servicio gratuito y con un funcionamiento muy fiable en multiconferencias. Esa integración permite algo que es, realmente, muy útil: compartir y editar documentos en tiempo real con Google Docs o compartir pantalla para mostrar presentaciones u otro tipo de archivos.

En su mano está decidir si en su empresa quieren implantar este sistema para llevar a cabo reuniones. Tiene sus ventajas y sus inconvenientes, pero lo que resulta evidente es que su utilidad y posibilidades son enormes.

Ver los comentarios

No hay comentarios aún.

Deja un comentrio