Paisajismo y procedimientos en la empresa para evitar el desmadre

Si alguna vez has dedicado parte de tu tiempo a la jardineria sabras que los jardines o se cuidan o se desmadran, si crias o as criado niños, tambien sabrás de la importancia de establecer limites, guias y pautas de comportamiento, lo mismo sucede en las empresas o se establecen guias y pautas o el desmadre esta asegurado.

Mientras damos una breve definición de paisajismo pensemos en una organización empresarial mientras la leemos, en jardineria el paisajismo es tanto un arte como ciencia, que necesita de observación, diseño, planificación, creatividad, organización e imaginación, para modificar las características visibles, físicas y anímicas de un espacio, tanto rural como urbano.

Al igual que el paisajismo tiene el proposito de crear un entorno agradable a la vista, los procedimientos en la empresa buscan crear un entorno en el que la incertidumbre se minimize, cada integrante de la organización tenga claro como desempeñar su trabajo y el orden dentro de la orgonización haga fluir el trabajo de una manera más eficiente.

Ventajas e inconvenientes de los procedimientos en la empresa

Es raro encontrar una empresa de cierto tamaño que no siga procedimientos, documentando las tareas a realizar para mantener la operativa diaria en funcionamiento de acuerdo con los estandares de calidad de la organización.

Si bien las ventajas son evidentes, al definir cómo, cuándo, dónde, por qué se hace un trabajo y quién lo hace, la definición y seguimiento de los procedimientos entraña ciertos riesgos, ya que su seguimiento limita la creatividad y la iniciativa y puede convertir en un esperpento situaciones en las que la lógica y el sentido común deberian aplicarse en lugar del procedimiento establecido.

Y es que en ocasiones muchos de nosotros hemos sido victimas de la irracionalidad de determinadas situaciones en las que empleados de organizaciones privadas u organismos publicos nos aplican procedimientos que son incompatibles con el sentido común y la lógica, causando nuestra desesperación.

Quizas determinadas organizaciones puedan encontrar una ventaja competitiva, poniendo limites a los procedimientos y situando en sus organizaciones a personal bien remunerado y con criterio para tomar decisieones que adapten la respuesta de la organización a casuisticas no definidas en los procedimientos.

Tambien pudiera ser que otras sucumban a unos procedimientos mal definidos o mal aplicados que no satisfagan las expectativas de los usuarios de la organización.

Aunque lo que tambien es evidente que la total carencia de normas y procedimientos conducen al caos y a una organización ingobernable.

Debemos pues buscar un equilibrio entre procedimientos, creatividad, iniciativa y capacidad de adaptación y respuesta.

Tampoco debemos dejar de mencionar la importancia de los procedimientos e instrucciones de trabajo de cara a formar a los trabajadores de la empresa, tanto a los que se incorporan a la organización, como a los que realizan nuevas tareas.

Algunas pautas para la definición de los procedmientos

  • La redacción de los procedimientos requiere al igual que el paisajismo de observación, diseño, planificación, creatividad, organización e imaginación.
  • Deben de estar adecuados al publico al que se dirigen, no pueden estar redactados de la misma manera los procedimientos para el personal operativo que para los directivos.
  • Los procedimientos deben de estar alineados con otros relativos a calidad, riesgos laborales, seguridad, etc.
  • La definición de los flujos de las tareas a realizar es de gran utilidad para entender la parte de la tarea que se realiza y sus repercusiones en el trabajo de otras personas y en la organización.
  • Se debe indicar claramente quién hace el trabajo, cuándo, cómo, dónde y por qué.
  • Antes de hacer públicos los procedimientos deben de ser testados.
  • Se debe de crear un sistema de control de documentos, de manera que cuando un procedimiento se revise, se debe indicar las fechas de revisión.
  • Los procedimientos deben de ser sometidos a revisiones periodicas para asegurar que siguen respondiendo con eficiecia a las necesidades de la organización.

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