Puede que la empresa tenga su plantilla distribuida. O que cuente con un equipo de colaboradores autónomos que participan diferentes proyectos. Sea como sea, cualquier compañía que tenga el trabajo a distancia entre sus rutinas ha de saber que la tecnología puede allanar mucho los procesos. Pero, ¿cuáles son las herramientas para que todo funcione correctamente? Hay tres tipos fundamentales.
Si en tu empresa se conocen las ventajas y los inconvenientes de esta forma de organización y si se tienen claras las claves para que no se convierta en una trampa para al productividad, ahora toca el turno de la infraestructura tecnológica. Repasemos los principales tipos de herramientas que han de estar a punto: la gestión de proyectos, la comunicación y la colaboración.
Gestión de proyectos
Es indispensable para equipos distribuidos (e, incluso, para los que no lo están) tener una herramienta que permita conocer el estado de los proyectos, las tareas asignadas a cada uno de los miembros o los cambios que se introducen durante la ejecución. Un buen gestor reduce muchas de las reuniones de gestión, pues permite asignar trabajos y abordar lo pendiente sin necesidad de mantener encuentros que, en muchos casos, son una pérdida de tiempo.
En el mercado hay infinidad de ellos. Unos más complejos que otros o basados en unos sistemas de gestión diferentes. Cada empresa debe probar y adaptar el que mejor funcione con sus rutinas y su equipo. Pero lo ideal es que en un equipo heterogéneo, en el que el alto perfil tecnológico no sea la nota predominante en el equipo, la curva de aprendizaje sea lo menos pronunciada posible.
La comunicación interna
Es un aspecto fundamental para cualquier equipo. Pero si este se encuentra repartido geográficamente, se vuelve en absolutamente indispensable. Contar con un engrasado sistema de comunicación entre todos los miembros de la empresa permite que la distancia no se convierta en una barrera casi insalvable en el funcionamiento diario.
Un servicio de mensajería o chat corporativo, con el que reducir la carga del correo electrónico de la compañía (uno de los agujeros negros de la productividad) y otro de videoconferencia, con el que abordar reuniones a distancia sin necesidad de desplazamientos. Y si lo creen necesario, también se puede establecer un foro interno en el que compartir otros aspectos.
Todas estas herramientas por sí solas no sirven si no tienen un plan de acción. Si el equipo no tiene nociones respecto a horarios, clasificación de mensajes o diferenciación en los distintos usos servirá para muy poco. Cada empresa debe establecer su particular ‘plan’.
Herramientas colaborativas y la nube
Y, por último, para la gestión de esos proyectos, es también necesario poner a trabajar para el equipo un conjunto de herramientas colaborativas. ¿Para qué? Con el objetivo de poder llevar a cabo documentos y tareas colectivas a distancia. Ya sea elaborar un informe, una presentación, etc. Hay infinidad de ellas en el mercado.
Estas herramientas colaborativas estarán en la nube. Al igual que otros servicios que pueden ser relevantes para un equipo, como un CRM, con el que llevar un control de los clientes; un sistema de gestión de soporte técnico u otro de facturación. Su puesta en marcha claras las ventajas e inconvenientes de una infraestructura así. Todo ello, por supuesto, teniendo claras las ventajas e inconvenientes de operar en la nube.
Son los tres tipos de herramientas que cualquier equipo distribuido debe tener disponibles a diario en su estructura. Su manejo salvará las distancias y podrá hacer de la plantilla un grupo mucho más efectivo.
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