Un reto constante dentro de cualquier empresa es la mejora continua de la comunicación interna; además, ese desafío cotidiano crece de manera exponencial conforme el equipo de trabajo va aumentando en número y responsabilidades. Así que, en principio, cualquier herramienta destinada a hacer más sencilla y fluida la coordinación de los trabajadores debería ser bien recibida. Y si existe en la actualidad una aplicación que prácticamente todo el mundo usa para comunicarse, esa es WhatsApp .
Así que es normal que el uso de esta aplicación se haya normalizado dentro de las empresas, especialmente las pymes en donde los formalismos están menos presentes. Las ventajas son muchas:
- No requiere formación para implementar su uso, ya que cualquier trabajador ya la utiliza en su día a día.
- Es rápida y permite enviar archivos adjuntos.
- Queda un registro de las comunicaciones y tiene herramientas como el buscador, que permite localizar mensajes antiguos.
Bien utilizado, WhatsApp puede ser una herramienta muy efectiva para coordinar equipos de trabajo o mantener al día a los trabajadores – por ejemplo, a través de las difusiones-. Además, legalmente las comunicaciones realizadas por WhatsApp tienen la misma validez que una comunicación verbal o escrita.
Se puede dar el caso de que la empresa necesite comunicar a un empleado que no ha superado el periodo de prueba y WhatsApp es una vía perfectamente legal para hacerlo – otra cosa es que el responsable de recursos humanos prefiera comunicar esta decisión cara a cara, algo que es aconsejable.
De la misma manera, un empleado también puede comunicarle a la empresa desde su baja voluntaria hasta su embarazo; ambas notificaciones constarán como oficiales en caso de, por ejemplo, despido durante el periodo de embarazo.
Por lo tanto, WhatsApp puede agilizar la comunicación interna y hacerla más cercana. Pero siempre hay que tomar una serie de precauciones para evitar convertir esta solución en un problema, y es que por su propia idiosincrasia, WhatsApp puede resultar invasivo o llegar a saturar. Veamos cómo evitar estas situaciones.
Precauciones a la hora de usar WhatsApp en la empresa
Lo primero que se debe tener en cuenta cuando se establece WhatsApp como una herramienta de comunicación interna es que, como cualquier otra forma de comunicación electrónica, no es completamente seguro y es susceptible de ser pirateado.
Es cierto que los mensajes de WhatsApp están cifrados, pero eso no quiere decir que ciertos datos internos de la empresa no puedan ser vistos por alguien ajeno a ella o enviados a una tercera persona, sin que el remitente tenga conocimiento de ello.
Y esa es otra de las claves a tener en cuenta: la Ley Orgánica de Protección de Datos es clara con la tenencia, envío y custodia de los datos sensibles de nuestros empleados, por lo que antes de comenzar a usar WhatsApp , es importante tener claro que no se deben difundir datos privados sin conocimiento ni autorización de los implicados.
Antes de informar a nuestros empleados o a coordinar equipos de trabajo a través de esta aplicación es conveniente comunicarlo cara a cara o en un email informativo. De esta manera se pueden dictar una serie de normas de uso de, por ejemplo, el grupo de la empresa o de un equipo de trabajo en concreto.
En relación a esas normas, antes de comenzar a usar WhatsApp deberías establecer un criterio de comunicación con unos pocos pero importantes puntos clave:
- Las horas a las que se realizarán las comunicaciones.
- El contenido de los mensajes: por ejemplo, que nos e envíen virales ni memes.
- El protocolo a la hora de enviar información sensible o privada.
Es importante establecer que el incumplimiento de estas normas puede acarrear sanciones, es decir, que WhatsApp será un espacio más en el que el empleado se deberá comportar de acuerdo a las normas de la empresa.
Por último, apuntar que WhatsApp no debería sustituir al uso del e-mail como forma de comunicación corporativa, para dictar estrategias, directrices, etcétera; lo más eficiente será utilizar WhatsApp como una solución de comunicación para los asuntos menos importantes o cuando se necesita comunicar algo de manera instantánea.
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