Poca gente duda a estas alturas de la importancia de tener bien definido el proceso comunicativo en el seno de nuestra empresa. La comunicación fluida y rápida es esencial para la buena organización de cualquier organización, por lo que para garantizarla es necesario que todos los agentes que intervienen en la misma avancen en la misma dirección: emisores y receptores, superiores y subordinados, y empleadores y empleados.
Por tanto, la coordinación de todas estas personas es una condición necesaria para el buen desarrollo del proceso comunicativo. Pero ¿cómo lograrlo sin fracasar en el intento? Tradicionalmente los mecanismos de coordinación se han dividido en tres tipos, que veremos a continuación:
Adaptación mutua
La adaptación mutua es el mecanismo más simple de todos. Se basa en que las personas tienden a coordinar sus esfuerzos de manera espontánea, sin premeditación y sin necesidad de establecer ningún tipo de reglas ni procedimientos. Por ejemplo, en una oficina de tamaño reducido con tres empleados (el encargado y dos administrativos) la coordinación se produce por el contacto diario entre estas personas, de forma que cuando surge algún tipo de problema tratarán de resolverlo sobre la marcha, mediante un simple intercambio de opiniones.
Este método se basa en la comunicación de tipo informal y es eficaz cuando las empresas son muy pequeñas y el número de trabajadores es muy reducido, situación que facilita la comunicación constante entre todo el personal. A su vez, este contacto permanente permite actuar al instante para solucionar los problemas y tomar decisiones.
Supervisión directa
Cuando las empresas crecen y el personal aumenta, la adaptación mutua empieza a fallar como mecanismo de coordinación. Esto se produce porque la comunicación ya no es tan continua debido a que existen trabajadores que apenas se relacionan entre sí. En este caso es necesario establecer un método diferente, por ejemplo, mediante la supervisión directa de un responsable sobre un grupo determinado de trabajadores.
De esta forma, gracias a la supervisión directa la comunicación se canaliza a través de los supervisores, lo que facilita la coordinación. Este mecanismo de coordinación se basa en la jerarquía establecida en toda empresa por la organización formal de la misma. Siguiendo el ejemplo anterior, en una oficina con muchos trabajadores cada uno de ellos encargado de una sección, podría haber un supervisor para los administrativos, otro para los contables y otro encargado de los empleados que se encargan de las ventas.
Normalización
Se trata de la fase más avanzada y compleja de la coordinación. Principalmente se da en las empresas de gran tamaño, que realizan un gran número de actividades diferentes. Debido a la complejidad de las mismas, resulta difícil coordinar todas las acciones, pero al mismo tiempo esto resulta imprescindible para que pueda existir una comunicación fluida en la organización.
El método más efectivo consiste en establecer normas y procedimientos estándar que sirvan de referencia al personal de la empresa. Gracias a ello, se consigue que las distintas funciones que se realizan en la compañía tengan un sentido común y, por supuesto, estén bien coordinadas.
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