La confección de una plantilla requiere de un estudio profundo sobre las necesidades de nuestro proyecto, pero también nos obliga a analizar otra serie de factores que determinarán los esfuerzos económicos que tendrá que realizar la organización para lograr un equipo eficiente. Sin una correcta planificación, nos exponemos a cometer importantes errores que pueden afectar a nuestra productividad y a la estructura de nuestros gastos. Por ello, debemos recorrer 5 pasos básicos.
Marcar estrategia
Antes de poder comenzar a pensar en la plantilla, tenemos que tener muy clara la estrategia de comercialización, distribución, administración, producción o servicio que queremos prestar. De esta manera, no llegaremos a las mismas conclusiones si optamos por un autoservicio que por un comercio con atención personalizada, por ejemplo. Es más, tenemos que definir el negocio en sí mismo.
Definir cultura organizacional
Las empresas pueden definir una personalidad, objetivo o filosofía, y eso puede afectar a la definición de la plantilla y a cómo se distribuyen las tareas o se confeccionan las nóminas. De esta manera, dos empresas con una misma estrategia, pueden definir y organizar las plantillas de maneras muy diferentes, incluyendo al propio tamaño de las mismas. Por ejemplo, un uso intensivo y adecuado de la tecnología o una organización exquisita, pueden reducir el tamaño de plantilla necesaria mediante la optimización de los procesos.
Describir puestos a cubrir
No podemos planificar una plantilla sin describir correctamente la actividad que deberá realizarse en cada uno de los puestos de los departamentos a desarrollar, por lo que tendremos que describir la cantidad de puestos aproximados que necesitaremos para distribuir las cargas de trabajo que deberá asumir la organización. Ya con la estructura básica prevista, el propio análisis de puestos nos servirá para afinar en los procesos de selección, creando equipos con funciones perfectamente delimitadas. Por otro lado, descubriremos las necesidades de formación(continua y/o inicial) y de especialización necesaria.
Analizar las competencias
Gracias al paso anterior, podremos describir las competencias básicas que deberán poseer las personas que cubrirán los puestos. Con una adecuada utilización de estos datos en la selección de personal, afinaremos mejor en las contrataciones. Es importante marcar las áreas formativas y actitudinales que se precisarán para realizar un desempeño adecuado.
Prever absentismo
Ahora hablamos de uno de los puntos más imprevisibles a priori, pero sea como sea, tenemos que considerar que una parte del trabajo programado va a dejar de realizarse por culpa de las bajas laborales, los permisos, los turnos de vacaciones, etc… de esta manera, hay que analizar todas las posibilidades que nos sirvan para cubrir las tareas críticas adecuadamente, incluyendo las dimensiones de la plantilla. En algunos casos hablamos de causas imprevistas, pero en otros hablamos de bajas a las que tienen derecho los trabajadores, como las vacaciones. En general, tenemos que saber que si contamos con una plantilla insuficiente, tendremos grandes problemas ante el absentismo justificado o injustificado.
Estudiar el ratio de rotación
Los ratios de rotación no se pueden establecer de forma adecuada sin contar con una plantilla ya confeccionada, por lo que es posible que sea un punto que debamos retomar cuando tengamos datos producidos por la experiencia. No obstante, la edad de los empleados nos puede dar datos básicos sobre las próximas jubilaciones, igual que la carga de estrés de algunos puestos nos pueden hablar del abandono de algunas personas (caso en el que debemos procurar minimizar el estrés, horarios, etc…). Dependiendo de la cultura organizacional, estos factores se pueden afrontar de diferentes maneras. En cualquier caso, la rotación siempre debe tenerse en cuenta pues marcará los gastos de selección futura, los planes de formación y su coste, los procesos de introducción de nuevos empleados… la planificación de plantillas debe considerar que los equipos de trabajo pueden cambiar y que lo más normal es que así pase.
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