Las tarjetas de crédito de empresa son una gran herramienta si se usan bien, cosa que no ocurre siempre. Hay empresas que las reparten a sus empleados y estos no las utilizan como cabría esperar o hacen un uso de ellas que no es apropiado, mientras que otras aprovechan todas las ventajas que ofrecen para pagos relacionados con el trabajo e incluso obtener financiación.
A continuación, te contamos algunas buenas prácticas de las tarjetas de crédito de empresa y otras que se deberían evitar.
Buenas prácticas con las tarjetas de crédito de empresa
Las tarjetas de crédito de empresa son una herramienta ideal para gestionar pagos y obtener financiación. Cualquier empleado de la empresa que disponga de una tarjeta de crédito de empresa puede pagar cómodamente los gastos relacionados con su actividad, al mismo tiempo que evita tener que adelantar dinero suyo, gestionar una petición de efectivo a la empresa, llevarlo encima y cuadrar cuentas con la caja.
Todos estos trámites de entrada y salida de efectivo de caja suelen ser bastante tediosos y consumen tiempo de los empleados. Por eso es mejor la opción de usar una tarjeta para pagos de empresa, en lugar de gestionar efectivo o decirle a los empleados que realicen pagos con su dinero.
Por tanto, para los empleados que tienen gastos recurrentes o que pagan cada cierto tiempo gastos de empresa, conviene darles una tarjeta de crédito de empresa. Sí, las tarjetas pueden llevar asociado el pago de una comisión, pero seguramente será más barato pagarla que todo el coste del proceso de gestión de efectivo.
Una vez que se le da a un empleado una tarjeta de crédito de empresa hay que enseñarle cómo debe activarla y las buenas prácticas para su uso, así como los canales de contacto que tiene a su disposición cuando necesita soporte (activación de la tarjeta, recordar PIN, pérdida y robo, un cargo no reconocido, etc.). Estas buenas prácticas son importantes para que el empleado haya un uso responsable y también para que la empresa pueda llevar a cabo todos los procesos de control y contabilización de los gastos con normalidad (en qué casos debe solicitar un ticket o pedir una factura, si debe preparar algún informe, justificar gastos normales y extraordinarios, etc.).
Todo lo anterior es necesario para que la tarjeta de crédito de empresa sea una herramienta que ayude al negocio a ser más eficiente y no un dolor de cabeza para el departamento de administración o un coladero de gastos sin control.
Cosas que no se deben hacer con una tarjeta de crédito empresarial
Hay negocios en los que no se hace un uso responsable de las tarjetas de crédito de empresa, lo que genera consecuencias que normalmente acaban impactando en la cuenta de resultados por la vía directa (gastos que no procedería pagar a la empresa) o indirecta (tareas de control y gestión que no aportan valor).
Por ejemplo, están las empresas en las que los empleados pagan gastos sin control con sus tarjetas corporativas, generando un caos de gestión en los departamentos de intervención que se vuelven locos para cuadrar cuáles son imputables a la actividad de la empresa y cuáles no. Si cuelan una o dos comidas al mes y otros gastos pequeños pero recurrentes, fácilmente para la empresa pueden suponer unos 1.000-2.000 euros de gasto por empleado que no le correspondería pagar.
Otra mala práctica habitual en las empresas es la de empleados que disponen de tarjetas de crédito corporativas y no las usan para pagar sus gastos de empresa porque prefieren pagar con sus propias tarjetas para su beneficio (conseguir puntos en programas de fidelización, descuentos, etc.). Puede parecer que esta práctica no genera ningún problema pero es todo lo contrario, dado que obliga a hacer más tareas de control del gasto y a devolver al empleado cada mes lo que ha adelantado a la empresa.
Además, si el empleado no paga con la tarjeta de empresa se pierde la oportunidad de optar a financiación de la línea de crédito. Es cierto que suelen ser pocos días de crédito, pero usarla o no en algunos casos puede ser la diferencia entre pagar cómodamente todas las obligaciones de un mes, o tener que afrontar una tensión de tesorería por un pico de gastos que se podría haber evitado.
No hay comentarios aún.